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¿Estamos preparados para organizar un evento 2.0?

Logos de eventosEn los últimos meses he asistido a una variedad de eventos sobre temas relacionados con las nuevas tecnologías y el mundo de los negocios. En la mayoría de ellos las quejas de los asistentes son principalmente las mismas, independientemente de que el evento sea gratuito o de pago. Poniendo por delante que, para mí, es una locura organizar cualquier tipo de evento, que requieren de una inversión en horas, dedicación y sacrificio por parte de muchas personas, he realizado una selección de las principales quejas que he escuchado (y sufrido):

  1. Problemas con la electricidad, es decir, falta de regletas. Este problema se da sobretodo cuando se utilizan espacios que no están preparados para albergar determinados eventos. Y es que, pese a lo que algunos crean, el bien más preciado en un evento que tenga un mínimo carácter tecnológico (y, hoy en día, ¿cuál no lo tiene?) es la electricidad (y eso que es una commodity). He llegado a escuchar en plan jocoso a un asistente que iba a comprar regletas para alquilarlas en el siguiente evento al que las necesitara. Probablemente haría negocio porque uno de los mayores problemas de trabajar con un portátil es la escasa capacidad de las baterías.
  2. Las conexiones wifi son un desastre. Se caen cada dos por tres. Y eso cuando funcionan. Como se suele escuchar, en lugar de eventos relacionados con las nuevas tecnologías parece que se organizan como si fueran congresos de veterinarios (contra los que no tengo nada y que seguro que también necesitarán wifi).
  3. Largas colas para la inscripción. Otro de los habituales. Parece que queremos emular los atascos de tráfico en las entradas y salidas en horas punta de las grandes ciudades. Eso sin hablar de los problemas con la falta de información en las colas, como indica Antonio Domingo.
  4. Escasa cobertura en vivo del evento. Aunque muchos eventos sean innovadores, la cobertura se centra en los canales habituales (prensa, algunas fotos, grabación de un vídeo,…). Además, lo curioso es que tampoco se aprovecha el trabajo de algunos usuarios (¿habrán oído hablar del User Generated Content?) que suben fotos a Flickr, bloguean, se comunican o realizan preguntas vía Twitter o Jaiku, están deseosos de grabar con sus minivideocámaras,…
  5. Nula capacidad de comunicar de la gran mayoría de los ponentes. Este es un problema que no es achacable exclusivamente a la organización (aunque son los que los eligen) sino a toda nuestra sociedad. En Estados Unidos hay asignaturas de oratoria desde el instituto. Aquí la mayoría se refugia (nos refugiamos) detrás de una presentación en powerpoint llena de textos que nos dedicamos a leer. Y somos de un aburrido que espanta.
  6. Ponencias muy superficiales. Una de las principales quejas. Una vez que has recorrido varios eventos te sabes de memoria los mismos ejemplos y los mismos lugares comunes cuando muchas veces sería muchísimo más interesante que nos hablaran de sus casos concretos. De hecho, conozco algunos ponentes que simplemente modifican un par de pantallazos o fusionan dos presentaciones y le ponen un título diferente. Al final acaban hablando de lo mismo.
  7. Incumplimiento de horarios. Se empieza tarde, se alargan las presentaciones y los debates, se quita tiempo de los descansos, se acaba siempre una hora más tarde,…
  8. Mínimo tiempo para el feed-back en los turnos de ruegos y preguntas. A mi entender éste es uno de los principales errores. La mayoría de las veces los asuntos más interesantes surgen en este debate. Y este tiempo siempre es el principal damnificado. Y eso teniendo en cuenta que somos poco dados a preguntar en público, otro de los debes de nuestra sociedad.
  9. Un programa demasiado ambicioso. Quizá esta sea una de las causas de los dos temas anteriores. Se preparan programas con demasiados actos en poco tiempo. No se puede preparar una mesa redonda con 5 ponentes más el moderador en sólo 45 minutos. Y no digamos nada cuando tienes tres actos al mismo tiempo. Como dijo Christian Van Der Henst, «siempre tienes la sensación de que has elegido mal, que las otras conferencias han sido más interesantes».
  10. No sabemos hacer networking. Aunque se habiliten espacios y tiempos para ello, lo más habitual es ver los habituales corrillos de gente que están todo el día juntos hablando de sus temas.

Puede haber muchos más pero estos son los que he identificado en un análisis superficial. Algunos de ellos son de carácter eminentemente técnico y, en muchos casos, solucionables con un cambio de sede del evento o con una mayor inversión.

Por ejemplo, como dice José Antonio del Moral, «Loic Le Meur se va a gastar 120.000 euros en el wi-fi de LeWeb3«. de esta manera tendrá casi asegurado este punto.

Otra cosa que se puede hacer cuando tienes una afluencia de cientos o miles de asistentes es enviar las tarjetas identificativas por e-mail y que cada uno se imprima la suya. Además, para evitar picarescas (que siempre las habrá, claro), puedes pedir que a lo largo de la jornada los asistentes deban ir pasando por varios stands para regularizar la asistencia.

También sería interesante concentrar a los asistentes con portátil en una determinada zona que estuviera completamente cubierta con sus necesidades. De esta manera, concentras las soluciones en un área más manejable.

Sin embargo, lo que me parece más interesante es innovar en la manera en la que se presentan los temas, cambiar el estilo de los eventos. Algunas ideas que me han ido asaltando para conseguir «eventos 2.0» son:

  • Enviar las ponencias con anterioridad a los asistentes. De esta manera ya sabes las bases de lo que se va a comunicar. Para la gente que, como yo, necesitamos escribir (en el portátil, en papel o donde sea) las ideas que se nos exponen para poder recordarlas, esto sería un gran avance. Además, permitiría reflexionar sobre los temas (si el escaso tiempo que siempre tenemos nos lo permite, claro).
  • Centrar las ponencias en los debates. Está bien que un experto nos cuente su punto de vista pero estaría mejor que pudiéramos interactuar durante bastante más tiempo. Yo propondría una regla del 30/70, es decir, 30% del tiempo dedicado a la presentación y 70% al debate. Sin olvidar fomentar el debate a posteriori, algo que no se suele realizar. Es curioso que los websites de eventos están a tope los días antes pero se desvanecen una vez concluído el evento cuando es probable que lo más interesante fuera este post-evento.
  • Utilizar las herramientas de microblogging para interactuar entre asistentes y ponentes. Uno de los éxitos de la primera edición de Blogak 2.0 fue precisamente el uso de un back channel que se podía observar en una pantalla gigante tras los ponentes. Christian comentó algo parecido sobre un evento al que asistió con tres conferencias al mismo tiempo y en el que se usó Twitter para ir comentando lo que pasaba en cada una de ellas. eso le permitió salir de una para ir a la que más le interesaba.
  • Utilizar la emisión en streaming. Evidentemente los costes se incrementan pero el uso de emisiones en streaming tanto de audio como de vídeo no sólo amplían las posibilidades de asistir a muchas más personas que, por una causa u otra, no pueden desplazarse sino que, además, permiten que el debate se extienda más allá de la sala de congresos.
  • Involucrarse en el networking. Es cierto que es algo que debemos realizar nosotros mismos pero nunca viene mal un pequeño apoyo en este sentido. En este sentido, los organizadores de EventoBlog son un ejemplo que he experimentado yo mismo de cómo hay que tratar a los asistentes.

¿Se te ocurre alguna idea más para mejorar nuestras experiencias con los eventos en vivo?

7 Responses to “¿Estamos preparados para organizar un evento 2.0?”

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